采购表包含备用，发放表只列正式对象，两者数字不一致未必有误。关键是把差额用途明确，不能只比较总数。

分项记录数量

正式份数、备用、留样与异常待补分别列明，套与件单位统一。各部门是否自行加备用先核对，避免重复预留。

按实际流转更新

备用用于临时新增或补发时关联记录，完整与已拆状态分开。结项核对收货、已发与余量，下一次采购使用真实可用库存。

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