重复询问往往来自资料分散或状态不明。把问题、答复和适用版本放到一起，比不断转发聊天截图更有效。

问题有明确对象

按款号和事项分类，说明需要的是尺寸、实物照片还是确认结论。供应方回复后记录对应日期与附件，尚未解决的部分继续保留。

更新后有统一入口

维护当前配置索引，让相关人员从同一份资料查看结果。旧答复如果被新版取代，应注明原因，避免后来人员拿早期回复与当前方案作冲突比较。

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