新增人员会改变发放数量和选项分配。采购人员需要先确认名单变化，再核对能否沿用现有配置，避免随意挪用预留礼品。

新增需求单独登记

记录新增人数、所需选项和领取地点，区分尚未选择与已确定款式的人员。个人信息仅用于必要交接，汇总表使用清楚的款号统计数量。

确认补配后更新总表

与供应方核对可补范围及交付安排，变化不能只停留在聊天消息。将新增与原计划分别保留，发放时核对实收数量和领取结果，便于项目结束时解释差额。

延伸阅读：商务礼盒定制怎么搭配？从主礼选择到包装细节的采购思路