礼品项目遇到库存或工艺限制时，是否接受替代应提前说清。询价阶段可以列出不可变条件和可讨论项目，让备选方案围绕真实需求展开。

不可变条件具体到用途

如果必须放入某尺寸资料袋，就明确成套尺寸；如果重点是会议记录，就明确正常书写和携带需求。不能仅写同档次替代，因为它无法说明功能、配置与交付差异。

替代方案逐项对照

主礼型号、配件、工艺和包装分别列出变化，连同样品与报价一起确认。正式决定后更新有效配置，旧款与新款有清楚编号，现场不会混淆。

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