活动人数减少后，应先核对已确认数量和实际交付状态。库存整理围绕用途、配置和存放条件展开，不只统计箱数。

确认现有物品状态

完整成套、已拆展示、带专属文字和待补配件分别记录。数量变更涉及的安排与供方按实际约定沟通，不默认所有环节都能立即调整。

剩余物品有明确去向

通用款后续使用前重新检查，带日期或姓名的款式单独处理。库存记录关联原项目与批次，防止下一次重复采购或误发旧版本。

延伸阅读：上海企业礼品采购预算怎么分配？产品、定制与包装费用的核对方法