项目初期有些规格尚未确定，清楚标注比留空更有帮助。企业采购可把已确认、待核实和候选三种状态分别说明，避免制作方根据空白自行补全。

状态对应具体项目

颜色、配件、数量和文字分别标记，不用整份文件写一句仅供参考就结束。待核项注明需要什么资料与谁负责，候选项说明是否允许报价，不代表可直接生产。

沟通后及时更新结论

口头讨论形成书面记录，新的版本写明修改范围。不能让聊天意见、旧图和确认单并行各自有效。涉及交期和费用的变化，实际交易双方重新确认条件。

生产入口使用明确版本

最终稿、确认样和订单相互关联，未完成项目不默认为通过。旧文件标记停用，实际交付按适用版本验收。发生异常时也能查清是资料未定还是执行偏差。

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