部门负责人代发礼品时，需要一份清楚、可直接使用的说明。规则只靠口头转述，容易出现不同部门理解不同。

必要信息集中

对象、版本、领取方式和补领入口明确，个人信息只保留所需字段。配置清单与图片对应，替代条件提前说明。

结果能够回写

已领、代领、未领和缺件分别记录，部门签收不替代个人状态。收尾按完整套数核对，临时调配留下去向，减少重复发放。

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