商务礼品验收发现差异时，清楚记录事实比笼统评价更有帮助。应把现象、范围和确认依据整理在一起，再与供货方沟通。

给出明确对照

记录订单版本、批次、抽查数量和具体差异，附上能看清问题的照片。以确认样或已确认文件作为对照，不在沟通中临时增加未提出的要求。颜色或结构问题必要时用实物并排观察。

约定处理后复核

沟通时说明活动使用时间和受影响数量，请对方确认处理方式与预计安排。补做或替换后需要再次核对，不能只看到外箱到达就关闭问题。保留处理记录，也便于下一次采购改进确认细节。

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