活动名单从多个部门汇总时，合并不等于直接相加。企业应在必要范围内核对对象和订单编号，再形成正式配货清单，避免同一对象出现两套领取记录。

保留稳定编号

姓名或部门只作必要辅助，唯一编号贯穿选择、配货与领取。资料来源和版本标记清楚，不公开无关个人信息。无法确认的记录单列，不自行猜测合并。

配置与状态一起核对

同一对象可能有不同旧选择，先确认有效版本，再处理已配货或已领取状态。总人数相同不能证明明细无误，备用与异常件分开。

发放使用最终清单

旧名单停用，现场变更由负责人确认并更新。补领先查原记录，避免重复发放。收尾按实际完整套装与领取状态核对，不只数空箱。

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