采购经办人变化时，后续工作依赖清楚的执行资料。与其转发全部聊天记录，不如整理能够说明订单现状的关键文件。

保留最终执行依据

配置表、最终设计稿、确认样照片和已商定交付条件分别归档。未执行的旧方案标明状态，避免新人误用。联系人只保留工作所需信息，名单等资料按企业安排控制访问。

当前问题单独交代

列出已交付数量、待处理差异和下一次确认事项，注明负责人。旧订单可以作补货参考，但当前供货条件仍需重新核对。交接后由接手人复述关键安排，能更早发现资料缺口。

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