礼品样品常在采购、品牌和使用部门之间流转。清楚记录样品状态与去向，可以避免讨论到最后找不到对应实物，或把未确认样当成标准。

收到样品先登记身份

注明产品型号、来源、日期与配件，拍摄完整状态。样品是否需要归还、是否允许试用，应提前向提供方确认，不默认所有样品可以拆改。若与正式产品有差异，也要标注清楚。

借出时说明本次要确认什么

品牌人员看图案，使用人员试操作，采购核对规格，各自反馈可写在同一记录中。借出与归还保留简单交接，包装和配件一起清点。不要让多个部门分别给样品贴上相互冲突的最终结论。

确认样与讨论样分开存放

正式确认后保留整套样品和文件，未采用或待修改的样品清楚标记。需要寄回时恢复适当保护，核对数量与地址。留样管理不求复杂，而是让生产、验收和复购都能找到同一依据。

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